Politika zasebnosti Stay Invoices
Različica 1.0, velja od 1. 11. 2026.
1. Kdo smo
Storitev Stay Invoices zagotavlja:
- BeFly, oddaja nepremičnin, d.o.o. (v nadaljevanju BeFly d.o.o.), Ljubljanska cesta 38B, 1293 Šmarje - Sap
- matična številka: 7475039000
- identifikacijska številka za DDV: SI51807742
- vpisana v sodni register pri Okrožnem sodišču v Ljubljani, osnovni kapital 7.500 EUR, vplačan v celoti
- kontakt za vprašanja o zasebnosti: [email protected]
Pooblaščene osebe za varstvo podatkov nismo imenovali, ker po členu 37(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) in prvem odstavku 45. člena ZVOP-2 ni obvezna: nismo javni organ, ne spremljamo posameznikov sistematično v velikem obsegu in ne obdelujemo posebnih vrst podatkov.
2. Dve vlogi: obdelovalec in upravljavec
Podatki gostov na računih – BeFly d.o.o. je obdelovalec. Za podatke gostov, ki so na računih vaše nastanitve, ste upravljavec vi kot naročnik storitve (lastnik nastanitve oziroma podjetje, ki storitev naroči). Pravno podlago za te podatke določite vi. BeFly d.o.o. jih obdeluje samo po vaših navodilih in po Pogodbi o obdelavi osebnih podatkov, ki je del pogojev uporabe (člen 28 GDPR). Če ste gost nastanitve, se za svoje pravice najprej obrnite na nastanitev; zahtevo, ki jo prejmemo mi, ji posredujemo.
Podatki uporabnikov in naročnikov – BeFly d.o.o. je upravljavec. Za podatke oseb, ki uporabljajo račun v storitvi, in za podatke za obračun naročnine je upravljavec BeFly d.o.o.
Če vas je v storitev povabil naročnik (npr. kot računovodjo ali sodelavca), smo vaš e-poštni naslov in vlogo prejeli od njega. V vabilu vas napotimo na to politiko zasebnosti.
3. Katere podatke obdelujemo
Kot obdelovalec, iz računov v programu Bentral, ki jih storitev prenese po vašem navodilu:
- ime gosta,
- država,
- prodajni kanal,
- številka rezervacije,
- datum prihoda in odhoda,
- postavke računa (tudi število oseb in nočitev, kadar jih navaja Bentral),
- zneski,
- način plačila.
Kot upravljavec:
- e-poštni naslov, ime in vloga uporabnika (lastnik, računovodja ali operater),
- čas prijave in sejni piškotek,
- podatki za obračun naročnine (naziv in naslov naročnika, davčna številka oziroma ID za DDV, izdani računi za naročnino),
- vsebina sporočil, ki nam jih pošljete na [email protected],
- zapis o sprejemu pogojev (čas, uporabnik, različica),
- revizijska sled sprememb nastavitev in razrešitev pošiljanj (kdo, kaj, kdaj),
- IP-naslov v strežniških dnevnikih dostopa in v zapisih neuspešnih poskusov prijave,
- IP-naslov in tehnični podatki brskalnika obiskovalca spletne strani stayinvoices.si.
Vloge v storitvi so lastnik, računovodja in operater. Lastnik in računovodja sta uporabnika naročnika. Operater je zaposleni BeFly d.o.o., ki upravlja storitev.
Poverilnice za dostop do programa Bentral in do vašega programa za izdajo računov (ERP) hranimo šifrirane. Gesel uporabnikov ne hranimo, hranimo le njihov zgoščeni zapis (scrypt).
E-poštni naslov in ime sta potrebna za odprtje uporabniškega računa. Brez njiju storitve ni mogoče uporabljati. Podatke za obračun, tudi davčno številko, potrebujemo za sklenitev in izvajanje pogodbe ter za izdajo računa po ZDDV-1. Brez njih naročnine ni mogoče skleniti.
4. Namen in pravna podlaga
| Namen | Pravna podlaga (GDPR) |
|---|---|
| Računi (osnutki ali izdani, po vaši izbiri) v vašem ERP iz podatkov gostov | Določi upravljavec (vi); mi obdelujemo po vašem navodilu (člen 28 GDPR). |
| Račun v storitvi za naročnika (lastnik, ki je sam stranka pogodbe) | 6(1)(b) izvajanje pogodbe |
| Račun za povabljene osebe (računovodja, sodelavec naročnika) | 6(1)(f) zakoniti interes: da naročniku zagotovimo storitev, ki jo je naročil |
| Prijava, sejni piškotek, zapisi prijav, strežniški dnevniki in revizijska sled | 6(1)(f) zakoniti interes: varnost storitve, preprečevanje zlorab in nepooblaščenega dostopa; za naročnika tudi 6(1)(b) |
| Odgovori na sporočila podpori | 6(1)(b) izvajanje pogodbe; za povabljene osebe 6(1)(f) zakoniti interes: pomoč naročniku pri uporabi storitve |
| Dokaz o sklenitvi in vsebini pogodbe ter o navodilih naročnika (zapis o sprejemu pogojev in o izbiri načina izdaje) | 6(1)(f) zakoniti interes: dokazovanje sklenitve pogodbe in navodil ter obramba pravnih zahtevkov |
| Prikaz spletne strani stayinvoices.si | 6(1)(f) zakoniti interes: varno in zanesljivo delovanje spletne strani |
| Merjenje obiska spletne strani stayinvoices.si in uspešnosti registracije (Google Analytics) | 6(1)(a) privolitev; za shranjevanje piškotkov prvi odstavek 225. člena ZEKom-2. Privolitev lahko kadarkoli prekličete v »Nastavitve piškotkov« v nogi strani. |
| Obračun naročnine | 6(1)(b) izvajanje pogodbe |
| Hramba izdanih računov za naročnino | 6(1)(c) zakonska obveznost (ZDDV-1, ZDavP-2) |
Račune za vaše goste ustvarimo v vašem programu po vašem navodilu: kot osnutek ali, če ste tako izbrali v nastavitvah, kot izdan račun. Izdajatelj računa ste vi.
5. Komu podatke posredujemo
Podobdelovalec za podatke gostov:
| Podobdelovalec | Namen | Kraj obdelave |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Nemčija | gostovanje storitve in podatkovne baze; dnevni posnetki strežnika | podatkovni center Falkenstein, Nemčija |
Nočne šifrirane varnostne kopije podatkovnih baz hranimo tudi na računalniku BeFly d.o.o. v Sloveniji.
Programa, ki ju izberete vi: vaš ERP (trenutno Minimax; pozneje tudi drugi programi, ki jih izberete v nastavitvah, npr. e-računi) in Bentral. Podatke jima pošiljamo ali od njiju beremo samo po vašem navodilu. Nista naša podobdelovalca: z njima imate svojo pogodbo.
Za podatke, kjer smo upravljavec:
| Prejemnik | Vloga | Namen | Kraj obdelave |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | naš obdelovalec | gostovanje | podatkovni center Falkenstein, Nemčija |
| Microsoft Ireland Operations Limited (Irska), Microsoft 365 | naš obdelovalec | e-pošta za vabila, prijavo in podporo | EU (EU Data Boundary); v omejenih primerih, ki jih opisuje Microsoft, je mogoč prenos v ZDA na podlagi Izvedbenega sklepa Komisije (EU) 2023/1795 (okvir EU-ZDA za varstvo zasebnosti podatkov) oziroma standardnih pogodbenih klavzul |
| Cloudflare, Inc. (ZDA) | naš obdelovalec | dostava spletne strani stayinvoices.si (IP-naslov in tehnični podatki brskalnika obiskovalca) | omrežje Cloudflare, tudi v ZDA; prenos na podlagi Izvedbenega sklepa Komisije (EU) 2023/1795 (okvir EU-ZDA za varstvo zasebnosti podatkov) in standardnih pogodbenih klavzul |
| Google Ireland Limited (Irska), Google Analytics 4 | naš obdelovalec | merjenje obiska spletne strani in registracij, samo po vaši privolitvi (psevdonimni identifikator brskalnika, obiskane strani, kliki, približna lokacija iz IP-naslova; IP-naslova Google Analytics ne hrani) | EU in ZDA; prenos na podlagi Izvedbenega sklepa Komisije (EU) 2023/1795 (okvir EU-ZDA za varstvo zasebnosti podatkov) in standardnih pogodbenih klavzul |
| Stripe Payments Europe, Limited (Irska) | samostojni upravljavec | plačilo naročnine | EU; Stripe lahko podatke prenaša tudi izven EGP po svojih zaščitnih ukrepih iz poglavja V GDPR |
V e-pošto ne pošiljamo podatkov gostov. Tudi vas prosimo, da nam jih ne pošiljate na [email protected]. Če jih vseeno prejmemo, jih obdelujemo po Pogodbi o obdelavi osebnih podatkov in jih izbrišemo, ko je zadeva rešena.
6. Piškotki
Storitev Stay Invoices (app.stayinvoices.si) uporablja nujni sejni piškotek za prijavo. Za nujni piškotek privolitev ni potrebna (drugi odstavek 225. člena ZEKom-2).
Na spletni strani stayinvoices.si uporabljamo piškotke Google Analytics samo, če jih dovolite v pasici ob prvem obisku:
| Piškotek | Namen | Trajanje |
|---|---|---|
| si_soglasje | zapomni si vašo izbiro glede piškotkov (velja za stayinvoices.si in app.stayinvoices.si) | 12 mesecev |
| _ga, _ga_<ID> | Google Analytics: razlikovanje brskalnikov in sej | do 13 mesecev |
Če piškotke Google Analytics zavrnete, jih ne nastavimo in Google Analytics se ne naloži. Ko se po privolitvi registrirate, storitev Googlu sporoči le, da je bila registracija opravljena, skupaj s psevdonimnim identifikatorjem iz piškotka _ga; e-pošte, davčne številke ali imena podjetja ne pošljemo. Podatke Google Analytics hranimo 14 mesecev. Izbiro lahko kadarkoli spremenite v »Nastavitve piškotkov« v nogi strani.
7. Hramba
Podatke uporabnikov in naročnika izbrišemo po izteku 30 dni od prenehanja naročnine, najpozneje v nadaljnjih 7 dneh. Iz varnostnih kopij se izbrišejo v rednem kroženju, najpozneje 30 dni po izbrisu.
Za posamezne vrste podatkov veljajo ti roki:
- strežniški dnevniki dostopa z IP-naslovi: 14 dni,
- podatki Google Analytics: 14 mesecev,
- zapisi neuspešnih poskusov prijave z IP-naslovom: izbrišemo jih, ko poteče časovno okno za omejitev poskusov, najpozneje v 1 dnevu,
- revizijska sled sprememb nastavitev, sprejema pogojev in izbire načina izdaje računov (kdo, kdaj, kaj): ves čas naročnine in še 5 let po prenehanju, zaradi morebitnih zahtevkov,
- sporočila podpori: 2 leti od prejema; podatke gostov, ki jih morda vsebujejo, izbrišemo prej, ko je zadeva rešena,
- zapis o sprejemu pogojev: ves čas naročnine in še 5 let po prenehanju, zaradi morebitnih zahtevkov,
- izdani računi za naročnino: 10 let po poteku leta, na katero se nanašajo (peti odstavek 86. člena ZDDV-1),
- poverilnice za Bentral in ERP: izbrišemo jih ob prenehanju naročnine.
8. Vaše pravice
Kot posameznik, na katerega se podatki nanašajo, imate pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, prenosljivosti in ugovora, kadar so za to izpolnjeni pogoji po GDPR. Zahtevo pošljite na [email protected]. Odgovorimo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu od prejema (člen 12(3) GDPR); običajno precej prej.
Pravica do ugovora. Kadar podatke obdelujemo na podlagi zakonitega interesa (člen 6(1)(f) GDPR), lahko iz razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, kadar koli ugovarjate obdelavi. Obdelavo prenehamo, razen če dokažemo nujne legitimne razloge, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali če podatke potrebujemo za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.
Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, [email protected], www.ip-rs.si.
Avtomatiziranega sprejemanja odločitev in oblikovanja profilov po členu 22 GDPR ne izvajamo.
9. Spremembe
O spremembah te politike obvestimo naročnike po e-pošti najmanj 30 dni pred začetkom veljavnosti. Na vrhu strani sta različica in datum, od katerega velja.